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オークランド日本人会会則

2024年8月17日改訂

 (The English version is under preparation)

第１条【名称】

この会をオークランド日本人会（以下「本会」という）
英名：JAPANESE SOCIETY OF AUCKLAND INCORPORATED (略称JSA) と称する。

第２条【目的】

本会の設立目的は次の通り。

1. 会員相互の親睦を図ること。
2. 日本とニュージーランド両国の親善に寄与すること。
3. 2024年追加目的：会員子弟の教育支援(オークランド日本語補習学校の運営を含む)

第３条【活動】

本会は第２条【目的】を実現するために次の活動を行う。

1. 懇親会などの会合。
2. 文化交流に関わる催し。
3. スポーツやレクリエーションに関する行事。
4. その他、設立目的を遂行するための活動。

第４条【非営利組織】

本会は非営利組織として活動する。

第５条【会員】

1. 分類：本会の会員は次のように類別される。
   • 1. 正会員：議決権あり
     • 1.1. オークランド又はその周辺に居住し、日本国籍を有するもしくは過去に有したことのある18歳以上の者。
     • 1.2. 日本国籍を有しないが、日本語を母国語とし日本において相当期間の生活基盤を有した経験があり、役員会の承認を得た18歳以上の者。
     • 1.3. 代表者が上記1.1.1または1.1.2の要件を満たし同居し生計を同じくする家族単位で入会する場合は、「家族ユニット」と称する。家族ユニットでは上記1.1.1または1.1.2の正会員の要件を満たす同居する２個人(家族構成員)を登録できる。但し、代表者１名のみが総会等での議決権を有するものとする。また、家族ユニットで正会員として登録されない家族構成員を「家族会員」と呼び議決権は付与しない。
     • 1.4. 個人１名のみで正会員となる場合、「単身ユニット」と称する。
   • 2. 限定会員：議決権なし
     • 2.1. 期間限定会員 正会員の要件を満たす短期滞在者に対し１年間の期間限定会員を設ける。
     • 2.2. ユース会員 正会員として年齢条件以外の資格を満たす18歳未満の者に対しユース会員を設ける。
     • 2.3. 地域外会員 オークランドの周辺外(海外も含む)に居住する家族ユニットおよび単身ユニットに対し地域外会員を設ける。
   • 3. 法人会員：議決権なし
     • 3.1. 賛助法人会員：日系企業または正会員の要件を満たす個人が勤務する企業 正会員の要件を満たす個人(２人)または家族を正会員として登録できる。
     • 3.2. 賛助法人特別会員：正会員の要件を満たす個人が経営する企業、店舗 正会員の要件を満たす個人(1人)または家族を正会員として登録できる。
     • 3.3. 上記により登録された正会員は本会則の規定に基づく議決権を有する。
2. 入会・除名
   • 1. 入会申込のあった個人･企業･店舗については役員会がその適正を審査する。
   • 2. 会員に次の行為があった場合、役員会の決議により除名されることがある。
     • 2.1. 会員に本会の名誉を著しく損なう行為のあった場合
     • 2.2. 正当な理由がなく会費の納入を怠った場合
     • 2.3. 本会の会則を遵守しない場合

3. 退会 会員は本会に書面またはE-mailにて通知することにより随時退会できる。
4. 登録 本会は会員の氏名、住所、入会日等の情報を含む会員名簿を保持する。

第６条【入会費・会費】

本会に入会する者は入会費及び会費を納付すること。入会費及び会費は役員会が決定する。

1. 限定会員は入会費を免除する。
2. フルタイム学生である単身正会員の会費は半額とする。
3. ６５歳以上の正会員をシニア会員と称し、会費を半額とする。 シニア会員は代表者の
4. 年齢が要件を満たす家族または単身ユニットの場合に限り適用する。

第７条【会則】

1. 会則は正当な手続きをふまえた総会において、出席する議決権のある正会員の過半数をもって改定できる。
2. 当会則に変更があった場合には英文会則も速やかに修正登録する。

第８条【総会】

1. 年次総会 年次総会は年に１度開催する。遅くとも前回の総会から１５ヶ月以内に役員会が決定した日時・場所において開催すること。
2. 特別総会 以下の場合に特別総会を招集することができる。
   • 1. 役員会が決議した場合
   • 2. ４分の１を超える議決権のある正会員の要請がある場合
3. 総会開催の通知 年次総会、特別総会とも開催日の４週間前までに会員に通知すること。
4. 定数 総会は議決権のある正会員数の４分の１の出席（委任状含む）をもって成立とする。議案処理の開始時において定数に満たない場合、いかなる議案も処理されない。
5. 中止・延期 総会開始予定時刻を１時間経過しても定数に達しない場合
   • 1. 会員の要求によって招集された特別総会においてはこれを中止する。
   • 2. 年次総会においては議決権のある出席者の過半数をもって決定する日時・場所に延期する。
   • 3. 延期された総会も定数に満たない場合、議決権のある出席者を定数とし総会成立とする。
6. 議長
   • 1. 年次総会・特別総会においては会長が議長を務める。
   • 2. 総会開始予定時刻を過ぎても会長の出席がない場合には副会長が議長を務める。
   • 3. 副会長も不在の場合には当日出席する役員の互選によって議長を選出する。　
7. 議決権 第５条【会員】の諸規定に従い正会員は各ユニット１票の議決権を有する。
8. 議案の通知 総会開催に当っては取り上げられる議案を開催日の１４日以前に会員に通知すること。 年次総会における議案は次のとおりとする。
   • 1. 本会の年次会計報告
   • 2. 次年度役員の選任
   • 3. 年次総会開催日から起算し２１日以前までに事務局宛に書面で連絡のあった案件
   • 4. 年次総会に出席する議決権のある正会員の過半数が要望する案件
9. 議案の決議 総会における議案は議決権のある出席者の多数決によって処理する。 当会則に特記された場合はその規定によるものとする。 賛否同数の場合は議長が決定権をもつ。
10. 委任状および代理人 議決権のある正会員が総会に出席できない場合、委任状を持って議決権を行使できる。 委任状は書面で行い、議長あるいは総会に出席する正会員を代理人に指名できる。 委任状は総会開始以前に本会事務局に届けられること。

第９条【役員】

1. 本会運営にあたり、役員を選任する。役員の定数は最低５名とし、以下の役職を置く。
   • 1. 会長１名
   • 2. 副会長１名（役員会の判断により複数とすることが出来る）
   • 3. 事務局長１名
   • 4. 会計１名
   • 5. その他役員
2. 役員の選任
   • 1. 役員は自薦または他薦により立候補し、年次総会に出席する議決権のある正会員の過半数をもって選任される。立候補者は、年次総会開催日から起算して７日前までに本会事務局宛に書面またはE-mailで通知すること。
   • 2. 役員は本会正会員であること。
   • 3. 役員の任期は次期役員が選任される日までとする。
   • 4. 会長は選任された諸役員の互選により決定する。会長互選においては、決議権の無い顧問またはオブザーバーが議事進行を行う。
   • 5. 副会長以下その他役職は会長が指名し役員の過半数をもって決定する。
3. 名誉会長 名誉会長は在オークランド日本国総領事とする。 名誉会長は役員会での決議権を有しない。
4. オブザーバー オークランド総領事館よりオブザーバーとして1名を役員会に派遣してもらう。
5. 欠員および増員 役員に欠員が生じた場合、あるいは役員会において役員数の増員が必要と決議された場合、第８条８の規定と関係なく役員会は本会正会員の中から新役員を任命する事ができる。
6. 役員の辞任 役員は本会に書面またはE-mailにて通知することによって随時辞任できる。
7. 役員の解任 役員は役員会の決議、または特別総会での決議によって解任されることがある。
8. 顧問 役員会は本会会長経験者に顧問職を依頼することができる。２名までとし、役員会に出席できるが議決権は有しない。顧問の任期は次期会長が選任されるまでとする。
9. 役員の地位
   • 1. 役員は日本人会の目的の範囲内で全会員のために無報酬で活動を行うことを原則とする。
   • 2. ジャパンデーなどの大規模な特定の活動に関して、役員会が関係役員の負担の軽減や役員間の負担の公平正などの観点から特に必要と認める場合には、総会での事前承認を条件として当該役員の業務に対する一定の補助を求めることができる。総会の承認を得るためには使途や予算案等の資料を提示することとする。
   • 3. 役員会が総会の前に執行の必要を認める場合には、第８条の年次会計報告に基づき、総会で報告する事を条件として本会の予算から当該役員の業務に対する一定の補助を求めることができる。
   • 4. 役員が日本人会の目的のために活動する際には、役員が利害関係を有する個人あるいは団体と本会との契約、取決め、協力等は原則として行わない。但し、公募などの公平かつ透明性のあるプロセスを経てもなお本会の目的遂行のために必要な個人、団体が確保できないと役員会が判断した場合には、この限りではない。決定のプロセスは透明性を確保し、可能な限り総会での事前承認を得るように努めること。

第１０条【役員会】

第９条規定により選出された役員は役員会を構成し本会の運営にあたる。

1. 役員会の権限
   • 1. 本会の運営は役員会に委任され、本会則および総会において決議された事項に基づいてその権限を行使する。
   • 2. 役員会は本会運営上必要であると決議した場合、事務所を設置し必要な職員を採用する事ができる。
   • 3. 役員会は本会への入会金・年会費の額および納入時期を決定することができる
2. 部会 役員会は第３条に規定する【活動】を実施するに当たり、必要に応じて役員で構成する部会を設置することができる。
3. 役員会会議
   • 1. 役員会は案件を処理するために月に１回定例役員会を開くこととする。 会合は２ヶ月続けて延期または中止することはできない。
   • 2. 役員２名が同意すれば臨時の役員会の開催を招集できる。
   • 3. 役員会においては会長が議長を務める。会長が出席できない場合は副会長が議長を務める。副会長も出席できない場合は当日出席する役員の中から議長を選出する。
   • 4. 役員会における議案処理に必要な定数は最低５名、議決は出席役員数の過半数とする。同票数の場合は議長が決定票を投ずる。
   • 5. 役員数が最低定数５名を下回っている状況でも本会の総会を召集および当該総会での議案提出はできる。
   • 6. 役員会での決議事項あるいは役員が職責で下した判断は、瑕疵があることが判明したときでも、その決議事項・判断は有効とする。
4. 会長
   • 1. 会長は役員会の職務遂行を統轄する。
   • 2. 会長が不在または職務遂行が不可能な場合には副会長がその任に当たる。
   • 3. 会長・副会長が共に不在または職務遂行不可能な時は役員会が役員の中から適任者を選出し職務遂行を統轄する。
5. 事務局長 事務局長の職務は以下の通りとする。
   • 1. 会員への本会総会開催の通知
   • 2. 本会則によって必要とされる全ての連絡
   • 3. 本会会員の登録簿の保持
   • 4. 本会総会、役員会、その他会合における議事録および会員・役員の出席状況の記録
   • 5. 本会の活動に関連し役員会が必要と認める職務
6. 会計 会計の職務は以下の通りとする。
   • 1. 本会宛に支払われたの金銭の銀行への預金
   • 2. 役員会で承認された本会財源からの支出
   • 3. 本会会計簿の記帳、会計報告書及び資産表の作成
   • 4. 本会の活動に関連し役員会が必要と認める職務

第１１条【活動運営資金】

1. 本会の活動運営資金はニュージーランド国内で営業する銀行に預託すること。
2. 本会の運営資金を支出する場合には役員会の事前承認を要する。
3. インターネットバンキングでの振込・支払は会長、副会長、会計担当 役員の内、２名の承認を要する方法で実施することができる。
4. 役員会において本会活動遂行に必要不可欠であると決議された場合、本会は第三者より資金を借り入れることができる。

第１２条【会計報告書】

1. 本会は活動運営資金の支出入、資産、取引に関する正確な会計簿を記録する。
2. 本会の会計年度は４月１日から翌年の３月３１日までとする。
3. 役員会は３年毎に内部監査を実施し、その結果を総会で報告すること。
4. 役員会は必要と判断した際は外部会計監査を依頼することができる。
5. 本会は当該条例に基づきREGISTRAR OF INCORPORATED SOCIETIESに会計報告書を毎年提出するものとする。

第１３条【通知】

本会と会員との相互の通知は

1. 郵送による通知の場合、通知先住所が正確であり投函した証明をもって十分とする。
2. E-mailによる通知の場合、通知先メールアドレスが正確であり送信した証明をもって十分とする。
3. 会員もしくは役員への通知が遅滞または未達の場合でも、本会則に基づく正当な手続きをふまえて開催された会合においては、その決議や選挙などが意義を損なうもしくは無効になることはない。

第１４条【免責】

本会活動に関連して会員もしくは役員が行った行為・判断は、それが故意の怠慢もしくは不誠実に帰するものでなければ、当該会員・役員は本会におけるその責めから完全に免除される。

第１５条【解散】

1. 総会において本会解散が決議された場合、その総会から少なくとも３０日の間を置いて再度総会を開催し先の解散決議を確認する。この総会で解散が再度決議確認された場合、本会は解散する。
2. 本会解散時において経費や債務の支払い完了後に資産が残った場合、会員の間で分割するのでなく、本会則第２条１項と２項に相似する「目的」をもつ団体に移譲する。
3. 移譲先団体は解散決議確認後に役員会が決定する。

以上